不要一个人扛下整趟旅行。把它拆成六个角色：筹办人、财务、餐食协调、礼拜协调、文件负责人和关怀负责人。给每个角色一份简短的任务表，用最少的个人资料收集同意书，所有确认都留下书面记录。
谁做什么？
订票之前，先给每个角色写上名字。
| 角色 | 主要任务 |
|---|---|
| 筹办人 | 最后决定、对接供应商、指定副手 |
| 财务 | 订金、收据、费用分摊、清楚的退款规则 |
| 餐食协调 | 饮食标签、餐食表、书面确认 |
| 礼拜协调 | 礼拜时段、休息点、核对礼拜空间 |
| 文件负责人 | 护照副本、签证或入境查核、保险资料 |
| 关怀负责人 | 年长者和幼童、药物清单、紧急联络人 |
小团可以一人兼两个角色。供应商的联络，只应由筹办人和副手掌握。
同意书里写什么？
只要旅行需要的资料，不多收。常见的同意书包括：
- 身份和联络资料， 用于订位和联络。
- 紧急联络人， 并取得使用许可。
- 饮食标签和过敏， 用于餐食清单。
- 病历备注， 仅在本人愿意提供时才收，并限制查阅。
- 照片使用许可， 与其他项目分开。
2010年《个人资料保护法》规范商业交易中个人资料的处理方式，目的在于保护资料主人的权益2。请说明每一项为什么要收、谁会看到、什么时候删除，并集中保存在一处有保护的地方。涉及法律问题，请咨询律师。若是公司、学校或清真寺的团体，也请遵守该机构自己的政策。
餐食怎么处理？
每人收集一个标签，再建立餐食表，写明每一餐需要的清真说法。我们的饮食需求说明生成器可以帮您拟信息，哪些安排应当书面确认列出了回复里该写明的内容。
团体礼拜怎么安排？
标出当天的礼拜时段，在每个空档安排一次短暂休息。答应之前，先确认那一站真的有礼拜空间。祈祷停靠点行程清单提供了可填写的表格。请记得，团体的礼拜时间可能各有不同，所以请留出自由时段，让大家按自己的节奏礼拜。
怎样查供应商？
付任何订金之前先查牌照。无有效牌照经营旅游业务，可被罚款最高50万令吉、监禁最长十年，或两者兼施1。请按如何查大马旅行社牌照的步骤做，然后保存结果。
提问时，可以参考向旅行社提问的指南。
什么时候清单要调整？
如果是清真寺或社区团体，请看清真寺与社区团体旅行。如果是同事，请读公司出国旅行与穆斯林员工。
下一步
在一页纸上写下六个角色，并为每项任务写上名字和日期。在第一笔款项到期之前，把这页发给您的团体。想了解更广的主题，请看家庭、情侣与团体。
把团体人数、目的地，以及还没人负责的分工告诉我们，我们可以帮您把这份清单变成有名字、有日期的任务表。
常见问题
团体旅行需要同意书吗？
只要收集个人资料、病历备注或照片，就适合附上同意书。写明收集什么、为什么、谁会看到，以及保存多久。若团体隶属学校、公司或清真寺，也请遵守该机构自己的规定。有疑问，请问律师或机构的合规人员。
需要几个人帮我筹办？
按分工分担，而不是看人数。小团可以一个人兼两个角色。团体较大时，把钱、餐食、礼拜和文件分开，这样一个人生病或延误，不会让整件事停摆。也请指定一位筹办人的副手。
谁来查旅行社有没有牌照？
由筹办人在付任何订金之前查。走官方渠道，并保存结果的截图。持牌业者对监管机构负责，这对您的团体是一层保障。我们的“如何查旅行社牌照”指南列出了步骤。
参加者对餐食或礼拜安排意见不同怎么办？
订票前，把规则书面谈好：餐食标签、礼拜休息的安排，以及哪些费用共摊。旅途中出现分歧时，回头看书面规则，个人选择就放在自由时段。平静的书面共识，能避免大部分摩擦。
资料来源
- Under the Tourism Industry Act 1992 [Act 482], running a tourism business without a valid licence can lead to a fine of up to RM500,000, imprisonment of up to ten years, or both. MOTAC enforcement notice
- The PDPA 2010 regulates how data users handle personal data in commercial transactions and aims to protect the interests of data subjects. Jabatan Perlindungan Data Peribadi (PDP) Act 709 page
把团体人数、目的地，以及还没人负责的分工告诉我们，我们可以帮您把这份清单变成有名字、有日期的任务表。